Il 44% dei top manager europei usa l'AI per apparire più competente senza dirlo ai colleghi; il 45% dei dipendenti adotta strumenti di intelligenza artificiale senza dichiararlo al management. I numeri arrivano da una ricerca condotta da Censuswide per conto di Sharp Europe su un campione di 2.500 imprenditori e dirigenti di imprese con 50-250 dipendenti. I dati si riferiscono ad Austria, Belgio, Francia, Germania, Paesi Bassi, Polonia, Spagna, Svezia, Svizzera e Regno Unito, ma sono idealmente assimilabili anche all’Italia.

I risultati inquadrano il problema della Shadow AI sotto una luce differente rispetto a quanto visto in passato: il fenomeno non riguarda i dipendenti junior che sperimentano tool gratuiti per sbrigare compiti ripetitivi. L'uso non dichiarato dell'AI attraversa tutti i livelli gerarchici, top management compreso.

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Più nel dettaglio, il 37% dei dirigenti ammette di aver utilizzato l'AI all'interno di un progetto di lavoro senza avvertire il proprio team. Il 33% teme di essere percepito come negligente o poco corretto se dichiara apertamente di ricorrere all'AI nel proprio lavoro quotidiano. Il 31% dei manager è consapevole che l'uso incontrollato dell'AI costituisce un rischio concreto per l'azienda, ma continua a farne uso di nascosto perché non è disposto a rinunciare al vantaggio competitivo che l'AI offre.

Peraltro, questo uso nascosto dell’AI da parte del management non è occasionale: dalla ricerca risulta che i top manager hanno costantemente i livelli più alti di utilizzo dell'AI in azienda, tanto da essere ormai parte della routine nelle decisioni strategiche, nella comunicazione, nella creazione di contenuti e nella supervisione operativa. Il middle management segue a distanza, con un utilizzo meno costante. I dipendenti junior restano il gruppo meno propenso a usare l'AI, nonostante rappresentino la base utenti più ampia nella maggior parte delle organizzazioni.

Nel Regno Unito la distanza tra i livelli aziendali è netta: l'81% dei senior manager e il 69% dei membri di board utilizza l'AI, contro il 25% dei dipendenti junior. Sharp definisce questa distanza un confidence gap, e indica tre direttrici lungo le quali si sviluppa: competenze, fiducia e percezione.

Sul fronte delle competenze, un quarto dei leader britannici segnala carenze tecniche diffuse nei propri team e riconosce che il personale avrebbe bisogno di più formazione, di indicazioni più chiare e di punti di accesso più semplici agli strumenti. Comunque, la fiducia nell'AI cresce: il 79% delle organizzazioni britanniche dichiara di fidarsi dell'AI più di un anno fa. Tuttavia, restano dubbi diffusi sull’affidabilità dei contenuti generati, sulla gestione sicura delle informazioni riservate.

Il terzo elemento del confidence gap riguarda la percezione sociale dell'uso dell'AI all'interno dell'organizzazione. Un terzo dei dipendenti britannici teme di essere percepito come pigro o disonesto se fa ricorso all'AI, un’altra parte consistente teme di apparire meno capace agli occhi di colleghi più disinvolti nell'adozione degli strumenti tecnologici. Queste ultime preoccupazioni riguardano per lo più i leader.

Shadow AI è un problema consolidato

Tutto questo spiega perché la Shadow AI si consolida sempre di più come una pratica strutturale. Quasi la metà dei leader europei sospetta che i propri dipendenti utilizzino strumenti di AI senza informare il management, spesso ricorrendo a soluzioni consumer e account personali. Questo comporta rischi ben noti legati alla protezione dei dati e alla riservatezza, la tracciabilità e la conformità normativa, la sicurezza del brand, l'affidabilità degli output prodotti e la frammentazione di processi che finisce per indebolire il ritorno sull'investimento complessivo in tecnologia.

Sharp sottolinea anche il fatto che la cultura della segretezza intensifica il problema: i dipendenti che si sentono meno sicuri con l'AI tendono a sperimentare in privato piuttosto che chiedere supporto, allontanando ulteriormente l'azienda dalla possibilità di governare l'AI in modo consapevole.

Sul fronte delle policy, molti dichiarano che la propria policy sull'AI è compresa in tutta l'azienda, ma quanto accade poi rivela che la sola esistenza di una policy formale non basta e che le regole scritte, quando non sono accompagnate da un supporto pratico, possono persino ostacolare un'adozione trasparente.

Come avviare a queste criticità? Sharp mette l’accento sull’importanza e l’utilità della formazione pratica, calata sui compiti reali più che sui singoli strumenti. I dipendenti che ricevono istruzioni operative, orientate al compito specifico, adottano l'AI con maggiore sicurezza, comprendono meglio dove lo strumento genera valore reale ed evitano più facilmente gli errori più comuni. Inoltre, il report insiste sulla necessità di guardrail chiari costruiti attraverso flussi di revisione, template approvati, prompt strutturati e percorsi di audit tracciabili; i dipendenti si sentono più sicuri quando sanno quali controlli di accuratezza sono attesi da loro, come validare le fonti utilizzate e a chi segnalare dubbi o criticità.

Guardando ai prossimi tre anni, le organizzazioni europee prevedono uno spostamento dall'uso generico di strumenti di AI verso un'integrazione più profonda nei processi interni, per questo è importante chiudere il confidence gap.